Swiss Life «myLife Light»

BVG für KMUs einfach und leicht gemacht

Kunde

Swiss Life

 

Kompetenzen

Innovation Management
Co-Creation
UX / UI Design
Software Entwicklung

 

Website

www.swisslife.com

 

Awards

 

 

myLife Light ist eine moderne Webapplikation von Swiss Life für kleine und mittlere Unternehmen. Sie ermöglicht eine intuitive, schnelle und unkomplizierte Abwicklung der wichtigsten BVG-Geschäftsfälle – jederzeit und überall.

 

Dank der 7x24-Verfügbarkeit und einer optimierten und responsiven Darstellung lassen sich Aufgaben mühelos auch mit dem Smartphone erledigen. Und falls Unterstützung nötig ist, gibt es einen direkten Kontakt zum pesönlichen Berater, welcher dank myLife Light die exakt gleiche Kundensicht einnehmen kann und so den vollen Überblick auf das Kundenkonto hat. 

 

myLife Light vereint digitale Effizienz mit persönlicher Beratung – 
ganz im Sinne des “phygitalen” Ansatzes von Swiss Life und wirkt als 
neuer Kommunikationskanal zu den vielen kleineren Kunden.

Overview
Ich bin seit 25 Jahren bei Swiss Life und habe noch nie ein so tolles Projekt gesehen mit so einer positiven Wirkung für unsere Kunden. Ihr seid absolute Virtuosen in Eurem Geschäft, nicht nur technisch, sondern auch im gesamtem Denken.
Maurus Huber
Leiter Claims und Business Services Unternehmenskunden

Die Ausgangslage

Als Nr. 1 im Schweizer Markt für BVG-Lösungen hat Swiss Life eine besondere Verantwortung für die über 40’000 KMUs mit ihren 600’000 Arbeitnehmenden 
und 70 Mia CHF an anvertrauten Vorsorgegelder.

 

Swiss Life ist für die sehr guten Kundenbeziehungen bekannt: Über 400 Beraterinnen und Berater sowie 450 Innendienstmitarbeitende arbeiten täglich daran, ihre Unternehmenskunden rasch, persönlich und kompetent, sowohl per Telefon, E-Mail aber auch vor Ort zu unterstützen.

 

Die bestehende online PK-Applikation “myLife” war über Jahre zu einem Expertensystem gewachsen, welches zwar über 250 Geschäftsfälle abdeckte, viele Kunden aber oft überforderte und frustrierte.

 

Swiss Life BVG-Kunden sind hauptsächlich KMUs, darunter 90% kleine wie 
Schreinereien mit weniger als 10 Mitarbeitenden, die nur alle paar Monate damit arbeiten müssen. Kunden benutzten zwar “myLife”, aber meist nur die Grossen, die Kleineren eher selten und hatten Mühe damit. Dies äusserte sich in einem grossen Supportaufwand für Swiss Life, insbesondere wegen Bedienungsproblemen und fehlerhafter Erfassung von Daten.

 

Um ein Gefühl für die Grössendimension zu erhalten, reicht ein Blick auf die Anzahl der durchgeführten Geschäftsfälle wie Eintritte, Austritte, Lohnänderungen: In den 10 Monaten seit dem Go-Live von myLife “Light” waren es bereits über 234’500.

"MyLife Light von Swiss Life vereinfacht komplexe ­Probleme genial. Mit der Digitalisierung von 80 Prozent der Fälle bietet sie KMUs eine voll digitale, nutzer­zentrierte Lösung für Pensionskassenanliegen. Sie ­steigert die Effizienz bei Swiss Life und den Kunden messbar. Ein Projekt, das Effizienz und Pragmatismus vereint – ein Vorbild für viele Unternehmen!"
Jury Urteil
«Best of Swiss Web» Award

Die Herausforderungen

 

  1. Interne Sicht vs. Kundensicht
    Alle Kernsysteme basieren auf Veträgen, die KMUs wollen aber ihr Unternehmen und Arbeitnehmende verwalten und keine Verträge. Dies musste intuitiv und einfach möglich sein und zwar insbesondere für Benutzer die selten damit arbeiten.
  2. Reduktion auf
das Wesentliche
    Alle >250 bestehenden Geschäftsfälle neu zu entwicklen war keine Option und auch nicht zielführend. Daher galt es, datengetrieben die wichtigsten Geschäftsfälle zu identifizieren welche 80% der Nutzung abdecken.
  3. Einbindung 
aller Stakeholder
    Neben den Kunden und Partner - vom kleinen KMU bis zum Broker - galt es, unterschiedliche Stakeholder von Swiss Life - von den Beratern zum Kundendienst - eng zu involvieren. Dies über eine längere Zeit mit konstantem Feedback.
  4. Anspruchsvolle Rahmenbedingungen
    Es mussten früh sichtbare Mehrwerte und Innovationen geliefert werden. Dabei konnte das Kernsystem (Swiss Life Backend) nicht oder nur bedingt angepasst werden. “Frontend-first” war die Devise.
  5. Selbstbestimmung
 für Kunden
    Wenn immer möglich sollte den Kunden die Wahl gelassen werden z.B. bei der Wahl zwischen Briefpost oder digitalen Kommunikation. Auch aus reglementarischen Gründen konnten gewisse Ideen nicht den Kunden “aufgezwungen” werden.

Einbindung aller Stakeholder von A-Z

Wie können wir die 40’000 Unternehmenskunden und unsere 2’500 Mitarbeitenden von Swiss Life Schweiz mit auf den Weg nehmen?

UX-Research mit Kunden

UX-Research mit den KMUs. 1:1 Sessions mit semi-strukturierten Interviews, Think Aloud Testing von Prototypen. Abholen der Bedürfnisse auch explizit vor und nach der eigentlichen myLife Light Journey, um zusätzliche Potentiale zu erkennen. Dazu kommen regelmässige Surveys und kontextbasierte Feedback-Auswertungen innerhalb der Applikation.

Co-Creation mit Stakeholdern

Um wichtige Themen wie z.B. neue Mehrwerte, Paperless-Kampagne oder KI-Potentiale greifbarer zu machen, wurden Innovations- und Co-Creation-Workshops durchgeführt. Dies unter aktivem und engem Einbezug verschiedener Stakeholder aus Beratung, Business, Produktmanagement, UX und Entwicklung. Die Resultate wurden jeweils anhand von Prototpyen mit den Kunden validiert.

Plenums-Veranstaltungen für alle

Grosser Wert wurde auf die interne Kommunikation und Change Management gelegt: Die monatliche “Plenums-veranstaltung” gibt Einblick in die myLife Light Werkstatt und erzielt Rekordbeteiligungen von bis zu 150 Teilnehmern - dies freiwilig! Das grosse Interesse ist nicht zuletzt auch auf den Leuchtturmcharakter von myLife Light innerhalb der Swiss Life Gruppe zurückzuführen.

Bei Innovations-Workshops hat uns Frank den Raum für Kreativität gegeben, aber auch dafür gesorgt, dass wir am Ende des Tages konkrete Massnahmen erarbeitet haben. In anderen Projekten wird der Ball oft von der einen zur anderen Seite geworfen. Mit Cando sind wir EIN Team geworden, das wirklich zusammenspielt.
Anja Wagner
Head of User Experience Design

Das Wichtigste auf einen Blick mit myLife Light

Self-Service-Portal für Arbeitgeber

 

Der Einstieg in myLife Light erlaubt Arbeitgebern, das Wichtigste rund um die Personalvorsorge auf einen Blick zu sehen: Aktuelle Verträge, Arbeitgeber Beitragsreserven, Saldo von Beitragskonten sowie den Status der Geschäftsvorfälle. Der Einstieg in die häufigsten Geschäftsfälle wie “Eintritt”, “Austritt”, “Lohnänderungen” etc. ist äusserst einfach und intuitiv. Persönliche Unterstützung durch den Kundendienst oder die Berater ist stets nur ein Klick entfernt und gewünscht – Swiss Life will den persönlichen Kontakt und versteckt dies nicht.

Alle Arbeitnehmenden und Kennzahlen im Überblick

Gekachelt oder gelistet - eine Frage der Anzahl

 

Für die Übersicht der Arbeitnehmenden bietet myLife Light neben klassischen Tabellen auch eine moderne gekachelte Sicht, die auf eher kleinere Unternehmen abzielt. Alle wichtigen Kennzahlen wie Lohn, Beschäftigtengrad, Vorsorgepläne, Alter etc. sind direkt sichtbar. Auch ein Bedürfnis der Kunden war die Sortierung nach Vor- oder Nachnamen, ebenso die zahlreichen Filter.

Uneingeschränkte Mobile Unterstützung auch für Komplexes

Mehr als nur responsive: Uneingeschränkte mobilie Nutzung auch für komplexe UIs.

 

Was im Privatkundenbereich normal ist, ist für Unternehmenskunden nicht selbstverständlich: Die heutigen PK-Portale der Konkurrenz und auch das bisherige von Swiss Life sind nicht oder nur sehr eingeschränkt für Mobilgeräte verfügbar. Gerade die Zielgruppe der vielen kleinen und mittleren KMUs wie Schreinereien nutzen aber ihre Mobilgeräte intensiv. Daher wurde mit myLife Light eine komplett adaptive Mobillösung geschafften die auch komplexe UIs wie Simulationen uneingeschränkt mobile abdeckt.

Kommunikation über animierte Anzeigen

Kacheln mit subtil animierten “Anzeigen” im Dashboard

Die Innovations-Workshops habe ich als sehr intensiv und befruchtend erlebt. Ich könnte mir nichts Besseres vorstellen. Die Zusammenarbeit mit Cando ist herzlich und professionell. Ihr lebt Co-Creation mit uns und habt immer ein offenes Gehör, um auf unsere Bedürfnisse einzugehen.
Maurice Fäh
Projektleiter myLife

Geführte Geschäftsfälle
 für Einzelaufträge

Einfaches Management von Eintritten, Austritten, 
Lohn- und Adressänderungen mit myLife Light.

 

Mit myLife Light erledigen Personalverantwortliche Verwaltungsaufgaben wie Eintritte, Austritte, Lohnänderungen, Adressänderungen und Meldungen zur Arbeitsunfähigkeit mühelos. Der benutzerfreundliche Assistent führt Schritt 
für Schritt durch den Prozess: Daten sammeln, überprüfen und absenden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler – alles an einem Ort und effizienter als zuvor.

 

  • Einfache Datenerfassung mit Validierung für bessere Qualität
  • Dazugehörige Dokumente mit einem Klick herunterladen
  • Kein Warten nach dem Abschluss, sondern proaktive Statusmeldungen

Sammelaufträge für
 Massenmutationen

Vereinfachte Prozesse für Arbeitsunfähigkeit, Sammeleintritte und Lohnänderungen

 

myLife Light bietet auch für komplexere Fälle wie Arbeitsunfähigkeit, Sammeleintritte und umfangreiche Lohnänderungen eine einfache und effiziente Lösung. Personalverantwortliche werden auch hier Schritt für Schritt durch die notwendigen Prozesse geführt. Massenmutationen beispielsweise für den Teuerungsausgleich mit x % oder Mehrfachbearbeitung von Daten inkl. der tabellarischen Übersicht mit entsprechenden Validierungen helfen enorm.

 

  • Massenmutationen mit Validierungen für bessere Qualität
  • Automatische Anpassung anhand von % Werten
  • Perfekte Übersicht dank excelähnlicher Tabellenansicht

Lohnanpassungen leicht gemacht mit Simulationen

Auswirkungen auf Beiträge sofort erkennen

 

Mit den Simulationstools von MyLife Light können UnternehmerInnen mühelos die Löhne der Mitarbeitenden anpassen und sofort sehen, wie sich diese Änderungen auf die Gesamtbeiträge auswirken – sowohl für Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerbeiträge. Finanzielle Auswirkungen können so schnell und präzise anhand des aktuellen Bestandes und der Löhne berechnet und die Ergebnisse bequem als PDF herunter geladen werden.

Nachrichten und Status zu Aufträgen

Das Nachrichtencenter - die Basis für einen Paradigmenwechsel

 

In der alten Anwendung mussten die Benutzer teils lange warten, bis die Aufträge verarbeitet wurden. Dies führte zu Frust und Abbrüchen. Neu werden Aufträge entgegengenommen und unmittelbar quittiert. Danach wird der Be-nutzer konstant auf dem Laufenden gehalten und aktiv benachrichtigt, 
wenn etwas ändert. Die Benachrichtigungen über verschiedene Kanäle enthalten neben dem Status auch gleich die erzeugten Dokumente zum anschauen oder herunterladen. Zusätzlich aggregiert das Nachrichtencenter auch andere wichtige Dokumente wie Rechnungen, welche in Umsystemen ausserhalb von myLife Light erzeugt werden. Alles kann einfach durchsucht 
und anhand verschiedener Filter personalisiert werden.

Die Entwicklung einer Erfolgsstory

Die Entwicklung einer Erfolgsstory
Kennzahlen des Erfolgs von Swiss Life myLife Light

Was Kunden sagen

Was die Kunden sagen
Die Einfachkeit beizubehalten war das Schwierigste. Dass uns dies gelungen ist, darauf können wir stolz sein.
Yves d'Hooghe
Leiter Produkte & Services Unternehmenskunden

Resultate

myLife Light...

 

  • erreichte in weniger als 10 Monaten nach dem Go-Live >20’000 Kunden mit >300’000 Arbeitnehmenden, 
98.5% der registrierten Kunden nutzen es als Standardportal
  • wird intensiv genutzt mit mehr als 234’500 durchgeführten Geschäftsfällen und Peaks von 2’000 pro Tag.
Bei den aktuellen Wachstumsraten wird Ende 2025 voraussichtlich die 500’000 Marke erreicht.
  • schaffte in weniger als 10 Monaten bereits >1.2 Mio CHF Effizienzgewinne bei den KMUs und sparte>595k CHF bei Swiss Life selber. Prognose bis Ende 2025: >2.5 Mio CHF Effizienzgewinne bei den KMUs 
und >1.5 Mio CHF bei Swiss Life (durch den zusätzlichen “Paperless”-Effekt)
  • kommt bei den Kunden sehr gut an! 4.8 von 5 aus über 300 Bewertungen und die ausserordentlichen positiven Kundenfeedbacks sprechen für sich!
  • wird auch von den Berater geliebt die es aktiv zur Neukundengewinnung nutzen
  • stösst auf enormes Interesse bei den monatlichen Plenumsveranstaltungen und es nehmen teils 
über 150 MitarbeiterInnen aus allen Bereichen teil
  • gewann innerhalb der Swiss Life Schweiz den 1. Platz als bestes Projekt und gilt als Vorzeigeprojekt 
im Unternehmen
  • machte Swiss Life in kurzer Zeit zum klaren Leader in der Digitalisierung der PK-Portale 
für Geschäftskunden

Über Swiss Life

Swiss Life ist einer der führenden Anbieter für Vorsorge- und Finanzlösungen in Europa. Seit 1857 unterstützt das Unternehmen Menschen dabei, finanziell selbstbestimmt zu leben – heute und in der Zukunft. Mit einem starken Netzwerk aus eigenen Beratern, Maklern und Banken begleitet Swiss Life Privat- und Firmenkunden in der Schweiz, Frankreich und Deutschland. Als verlässlicher Partner in der beruflichen Vorsorge bietet Swiss Life massgeschneiderte 
Lösungen für Unternehmen und Pensionskassen.

Chris Bochsler Cando
Chris Bochsler
Managing Partner

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